对提升项目效率的一点思考

在一个软件企业中，项目实施效率非常重要，它关乎企业的竞争力，影响项目交付的速度和质量，关系到企业的盈利能力，甚至决定着企业的生死。

但当项目交付出现问题时，很多时候会粗暴地归结到人的能力上，要么人多了，要么人差了，那是不是两个差的换一个好的就能解决问题呢？

我觉得未必，有问题得找原因，找到原因，才能对症下药。

效率低下的根源在哪里？

在解决问题之前，我们必须先分析出其根源，否则改进措施很可能会事倍功半、南辕北辙。为此，我们需要问自己以下几个关键问题：

1、项目合同金额是否合理？下面一些情况是不合理的：

新销售为了首次开单，故意压低价格
为了某个战略客户，低价中标占坑
报价时没有考虑到产品研发的成本

金额低，没有钱赚，分不了项目奖金，积极性自然就不高。

2、说开发效率低到底指的是什么？这一问题往往有多个方面的因素，包括：

研发人员技术能力的不足

流程与制度的不完善
团队沟通与协作的不顺畅
任务分配的不合理
实施方案的不是最优解
员工积极性的不足
工作量评估的误差
频繁的需求变更

3、管理层的决策与执行是否到位？从部门负责人到项目经理，是否都能以客户价值为导向，并以降低公司成本为目标？

数据驱动的根因分析

有效的分析离不开数据支撑。我们需要从以下几个方面收集数据：

项目的合同金额与投入成本，包括上线前的开发成本及验收前的调整成本
项目成员的具体工作内容
每个项目的盈亏情况
重点成本因素，如差旅、需求反复、特定需求的工作量评估超出预期等

只有掌握了这些数据，才能科学地分析出问题的根源，并制定有针对性的应对措施。

应对措施：流程、资源、工具

1、优化流程与制度

流程和制度是保障项目顺利进行的关键。通过回顾过去的项目，尤其是那些曾暴露出问题的项目，我们可以识别出流程中的薄弱环节，并加以优化。此外，通过与同行分享经验，吸取教训，也能有效提升流和改进现有流程。

严格遵守公司流程，对公司来说可以减少很多低级错误的出现；对个人来说，是一种强有力的后盾，起到保护自己的作用。

2、最佳实践

我们现在做的低代码平台进过这么多年的沉淀，能力变得越来越强，同时功能点也非常多，会导致达到同样一个目的会有很多种不同的路径。如果只是让项目经理或开发独自去完成，就有可能受限于他们的经验。

在长期的项目实践中，会积累了大量的经验和最佳实践。然而，在具体的项目中，由于个体经验的差异，可能导致不同的实现路径。如果缺乏集体讨论和经验分享，就可能错失效率提升的机会。因此，在项目需求调研后，进行一次集中讨论会，以确定最优的实现方案是非常必要的。

3、改进项目管理模式

举个例子：软件开发周期分为很多的步骤，有两个大的步骤是需求调研和代码开发。需求分析师调研完成后，形成需求文档，开发根据文档进行开发。这个过程看着就像是生产线上的两个环节，上下游直间定义好输入输出标准，就可以无缝对接。

按照上面的逻辑，一个部门专门和客户沟通，产出需求文档，一个部门专门做开发，是不是效率就高了呢？还真不一定，特别对于中小软件企业。

1、文档的颗粒度太粗，会导致沟通成本巨大，颗粒度太细，就会增加产出需求文档的时间成本，甚至出现开发等需求的情况。

2、对一些中小软件企业来说，一些不大的项目，项目经理、需求、开发、运维都是一个人就搞定了，分成多个部门后，小型项目也需要涉及到多人，效率是降低的。

所以说，现有的项目管理模式是否最优？是值得思考的一个问题。

4、有效应对需求变更

我一直以为客户不会故意为难我们，之所以我们感觉客户总是在进行变更。一个原因是没有解决用户的痛点问题。

某项目的项目经理每天收集到很多的优化调整，项目经理按客户提出的逐一记录，并加班加点按时处理这些优化，最后却迟迟不能上线，因为客户领导最关注的一个页面没有完成。

以这个例子来说，感觉上有很多的变更，但如果分清主次，把领导最关注的事情完成好，肯定是能顺利上线，至于业务提出的各种优化可能有很多是伪需求，是不需要处理的。

需求变更是项目过程中非常常见。我们需要明确客户的核心需求，避免在次要需求上浪费过多时间和资源。只有解决了用户的关键痛点，才能真正减少不必要的变更，提高项目上线效率。

5、加强团队沟通与协作

1、有的技术人员过于“独立思考”了，其实我认为独立思考和反馈、沟通是不冲突的。

2、团队成员平时都在忙于各个项目，如果团队或公司又没有组织团建活动，成员之间很多都不熟悉，在需要寻求帮助时，第一时间肯定是身边熟悉的人。

对此，有几个建议：

1、项目内部定期讨论会，听取团队成员的反馈和建议，再忙，一周一个小时总是能挤出来的。

2、不同项目之间可以定期分享，每个人在参与项目过程中总有自己的理解和感悟，分享出来对自己是一种锻炼，对其他人肯定也有帮助，再忙，一两个月半天时间总是有的，关键是能持续去做。

3、说服老板，多在工作日组织一些团建活动。

6、工具化

当项目出现事故时，最终归因都是人的原因，是人的能力不行导致。整体效率不高也归因于人的能力。

一种简单的方式就是换人，还有一种方法就是工具化。很多时候，工具比人要稳定和可靠。

1、重复的、有规律可循的操作理论上都能工具化。我们的低代码平台在早期的时候，平台升级或发布应用时，部分操作需要手动执行 SQL。现在开发了专门的运维工具，里面包含应用发布、平台升级等功能，可以提升发布效率，也可以规避一些低级错误。

2、在项目实施过程中应该也有很多的场景可以进行工具化，来提升效率。

结语

人、公司在变、客户也在变，效率的提升我觉得是一个长期持续的事情，需要不断进行思考、发现问题、分析问题、找解决措施、实践。

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